Los permisos se otorgan a grupos, nunca a usuarios individuales. Lo que un usuario puede hacer
es la unión de todo lo que otorgan sus grupos; un grupo nunca quita lo que otro da. Los
administradores omiten por completo las verificaciones de permisos.
La página
Administración → Grupos y permisos requiere el permiso administrar grupos y permisos.
Dos grupos se crean junto con el espacio de trabajo: Todos los usuarios, que aplica a todos y
otorga los permisos cotidianos (crear, editar y eliminar ítems de trabajo, estimar, proyectos,
clientes, el diagrama de Gantt, restricciones de inicio, usar el asistente de IA), y Supervisores, sin miembros al
principio, para los permisos de supervisión (otros proyectos en el tablero, ignorar restricciones
de inicio, reorganizar trabajo, finanzas y archivos de clientes, equipos de trabajo, bloqueo de
etiquetas, reportes, el registro de actividad). Ambos son grupos comunes: se pueden renombrar,
modificar o eliminar.
Editar un grupo
El Nombre del grupo debe ser único.
La matriz de permisos, una tarjeta por categoría. Algunos permisos implican otros: estimar
trabajo y cambiar el valor gastado también otorgan editar tareas; usar el asistente de IA
también otorga crear proyectos. Las categorías de funciones que un administrador desactivó se
ocultan, y el permiso de Gantt queda bloqueado mientras el diagrama esté desactivado.
Miembros: Aplicar a todos los usuarios (sin lista de miembros), una lista de usuarios
elegidos a mano, o Vincular miembros a un equipo para que la membresía siga a un
equipo de trabajo.
Los cambios rigen al instante: las pantallas de los usuarios afectados se refrescan sin recargar.
Eliminar un grupo quita sus miembros y sus permisos, previa confirmación.
Qué hace cada permiso
Los permisos solo suman capacidades. Ver una tarea no es un permiso: lo decide la
restricción del ítem, y los clientes, los equipos de trabajo y las
etiquetas los ve todo el mundo una vez que la función está activada.
Tareas
Permiso
Qué permite
Crear tareas
Agregar fases, tareas y subtareas a un proyecto (desde la lista de trabajo, los ítems relacionados del editor, el organizador o el tablero) y crear tareas repetitivas.
Editar tareas
Cambiar una tarea que puedes ver: sus campos, estado, prioridad, asignación (incluido Tomar), tipo de ítem y montos de estimación. Sin él, las tareas se abren en solo lectura. Cambiar el estado o la prioridad de un proyecto desde el tablero también lo requiere.
Eliminar tareas
Eliminar fases, tareas y subtareas, desde el editor o el organizador. Los proyectos requieren eliminar proyectos.
Puede estimar trabajo
Abrir y editar el seguimiento de estimación de una tarea. Sin él, el seguimiento no se puede desplegar y los cambios de estimación se rechazan. También otorga editar tareas.
Puede cambiar el valor gastado
Sobrescribir el total gastado de una tarea con la opción cambiar del seguimiento, que puede bajarlo. Registrar tiempo o valor gastado adicional no lo requiere. También otorga editar tareas.
Definir las restricciones de inicio (fecha y dependencias)
Encender o apagar el interruptor no puede empezar antes de la fecha de inicio, y agregar o quitar los ítems hasta los que una tarea no puede empezar. Sin él, esos controles quedan en solo lectura y al guardar se conservan los valores almacenados.
Anular las restricciones de inicio (fecha y dependencias)
Poner en marcha un ítem a pesar de una restricción que alguien definió: cambiar el estado de un ítem cuya fecha de inicio todavía es futura, o cuyas dependencias aún no empezaron o terminaron. Aplica a proyectos, fases, tareas y subtareas.
Reorganizar los elementos de trabajo del proyecto
Usar el organizador del proyecto para mover ítems a otro proyecto, fase o tarea y reestructurar fases, tareas y subtareas. Crear o eliminar ítems ahí sigue requiriendo los permisos de crear y eliminar.
Ver el diagrama de Gantt
Abrir la línea de tiempo del proyecto. Sin él, la entrada del menú se oculta. Solo abre el diagrama: cada ítem sigue sus propias reglas de visibilidad. Queda bloqueado mientras el diagrama de Gantt esté desactivado en la configuración.
Subir adjuntos
Subir archivos en la pestaña Adjuntos de un ítem de trabajo, y crear, renombrar o eliminar sus carpetas y archivos. Los nombres de archivo los ve cualquiera que pueda abrir el ítem; solo administrarlos requiere este permiso.
Descargar adjuntos
Descargar el contenido de los adjuntos de un ítem de trabajo. En todos los casos, los archivos siguen al ítem: un ítem que no puedes abrir nunca muestra sus adjuntos.
Proyectos
Permiso
Qué permite
Puede crear proyectos
Crear proyectos nuevos, clonar existentes y convertir un plan generado por IA en un proyecto.
Puede editar proyectos
Editar los datos de un proyecto y abrir sus opciones. Sin él, el proyecto se abre en solo lectura. Es independiente de editar tareas: uno no implica el otro.
Puede eliminar proyectos
Eliminar un proyecto con todo su contenido, desde la página de opciones del proyecto.
Puede ver otros proyectos en el tablero
Usar el selector de proyectos del tablero para mirar otros proyectos. Sin él, el selector se oculta y el tablero se queda en tu alcance de proyecto predeterminado.
Clientes
Permiso
Qué permite
Crear clientes
Agregar clientes.
Editar clientes
Cambiar los datos, contactos, campos personalizados y etiquetas de un cliente. Los honorarios además requieren ver información financiera.
Eliminar clientes
Eliminar clientes, desde el formulario de edición del cliente.
Ver información financiera
Ver los honorarios de un cliente, y cambiarlos junto con editar clientes. Sin él, los valores de honorarios se ocultan en todas partes.
Subir archivos
Subir archivos del cliente y crear o eliminar carpetas y archivos. Los nombres de archivo los ve cualquiera que pueda abrir el cliente; solo administrarlos requiere este permiso.
Descargar archivos
Descargar el contenido de los archivos de un cliente.
Administrar grupos de clientes
Crear, editar y eliminar grupos de clientes y asignarles clientes. Sin él, la entrada del menú se oculta; elegir un grupo en un cliente no lo requiere.
Equipos de trabajo
Permiso
Qué permite
Administrar equipos de trabajo
Crear, editar y eliminar equipos de trabajo y sus miembros. Sin él, la entrada del menú se oculta; elegir un equipo en una tarea no lo requiere.
Etiquetas
Permiso
Qué permite
Bloquear y desbloquear etiquetas
Bloquear una etiqueta para que nadie sin este permiso pueda editarla ni eliminarla, y volver a desbloquearla. Quienes lo tienen pueden seguir editando o eliminando una etiqueta bloqueada. Cualquiera puede crear y mantener etiquetas desbloqueadas.
Reportes
Permiso
Qué permite
Ver el reporte de tiempo/valor consumido
Abrir el reporte de consumo. Es un agregado de todo el espacio de trabajo: las restricciones de los ítems no se aplican a sus filas.
Abrir Reportes guardados, ejecutar los reportes armados por ti o compartidos contigo, y descargarlos como PDF u hoja de cálculo. Controla la página y el archivo, no los datos: un reporte solo muestra filas y columnas que quien lo ejecuta ya podría ver en la pantalla propia de esa función.
Crear, editar y compartir definiciones de reportes
Abrir el Armado de reportes, previsualizar, guardar y compartir reportes, y editar o eliminar los propios. Editar el reporte de otra persona sigue requiriendo ser su dueño o administrador.
Asistente de IA
Permiso
Qué permite
Configurar el asistente de IA (proveedor y clave de API)
Abrir la configuración del asistente de IA y cambiar el proveedor y la clave de API.
Usar el asistente de IA (generar planes de proyecto, redactar ítems de trabajo)
Generar un plan de proyecto y convertirlo en tareas, y redactar los campos de un ítem desde su editor. Como generar crea un proyecto, también otorga crear proyectos.
Formularios públicos de ingreso
Permiso
Qué habilita
Diseñar formularios públicos de ingreso
Abrir Formularios públicos: crearlos, editarlos y eliminarlos, encenderlos o apagarlos, y elegir el proyecto donde se archivan y la cuenta con la que se crean sus tickets. Leer lo que produjo un formulario no lo necesita: un envío es un ítem de trabajo común. Se oculta mientras los formularios públicos están desactivados en la configuración.
Seguridad
Permiso
Qué permite
Administrar grupos y permisos
Abrir esta página: crear, editar y eliminar grupos, elegir sus miembros y otorgar sus permisos.
Ver el registro de actividad
Abrir el registro de actividad: un historial de todo el espacio de trabajo con los cambios registrados, quién cambió qué y cuándo. Como los reportes, es una vista de supervisión: las restricciones de los ítems no se aplican a sus entradas.
Ver el registro de seguridad
Abrir el registro de seguridad de todo el espacio de trabajo: los inicios de sesión y los intentos rechazados de todas las cuentas con sus direcciones, los bloqueos, los cambios de contraseña y los cambios de roles o grupos. Es un permiso aparte del registro de actividad a propósito, y no se otorga a ningún grupo de forma predeterminada. Todos pueden ver el historial de su propia cuenta sin él.
Espacio de trabajo
Permiso
Qué permite
Exportar todos los datos del espacio de trabajo
Obtener una copia de todo lo que pertenece al espacio de trabajo: iniciar una exportación, seguirla y descargar su archivo. El archivo contiene todos los ítems, incluso los restringidos a una persona o a un equipo, por lo que otorgar este permiso es dar acceso a todos los datos del espacio de trabajo. No se otorga a ningún grupo de forma predeterminada. Sigue funcionando mientras el espacio de trabajo está en solo lectura.