Clientes

Clientes (menú lateral) está disponible cuando un administrador habilitó la función Clientes. Agregar nuevo, Editar, eliminar y Exportar a planilla dependen de tus permisos.

La lista

Las columnas Honorarios y Valor de honorarios se muestran solo a quienes pueden ver información financiera, y cada campo personalizado marcado Visible en listas tiene su columna.

El cuadro de búsqueda coincide con el nombre, el tipo, el ejecutivo de cuenta y los campos personalizados visibles en la lista. Filtros: Estado (Activo / Inactivo), Archivos (Con archivos deja solo los clientes que tienen al menos un archivo adjunto), Grupo de clientes, Tipo de cliente, Ejecutivo de cuenta, un selector por cada campo personalizado marcado Aplica a filtros y Etiquetas. Los filtros se recuerdan por usuario.

Un cliente

• Información básica: una Razón social, o un Nombre y un Apellido, más el Tipo de cliente y las etiquetas. Código es una referencia corta y propia, opcional, como un número de cuenta, de hasta 20 caracteres: dos clientes no pueden compartirla, y un código que ya tiene otro cliente se rechaza debajo del campo. Es también la columna que completa una importación, y el código que nombra un proyecto de ejemplo cuando no se puede agregar.
• Información financiera: el Grupo de clientes, el Tipo de honorarios (No aplica, Aplicar honorarios del grupo cuando hay un grupo seleccionado, Por hora, Semanal, Quincenal, Mensual, Anual) y el Valor de honorarios; con honorarios de grupo se muestran como referencia el tipo y el valor de honorarios del grupo, se cobra un monto de Honorarios adicionales encima en esa misma unidad y se muestra el Total de honorarios. Un grupo que no aplica honorarios se señala, porque entonces no se cobra nada al cliente. Los honorarios del grupo se facturan al grupo y los adicionales al cliente; ver Cobros. Usar el ejecutivo de cuenta del grupo o elegir un Ejecutivo de cuenta.
• Campos personalizados: los campos que definió tu administrador; ver Campos personalizados de clientes. Los obligatorios deben completarse antes de guardar.
• Información adicional: las Notas aceptan formato. Un cliente inactivo se conserva pero ya no se ofrece en las selecciones.
• Archivos: documentos adjuntos al cliente; ver Archivos de clientes. La sección se muestra en el panel del cliente aunque todavía no haya archivos, así que su botón de edición siempre está para agregar el primero. Muestra cada carpeta con su cantidad de archivos y después los archivos que no están en ninguna carpeta. Haz clic en una carpeta para ver los nombres de sus archivos.

El botón Ítems de trabajo del encabezado, y el mismo ícono al final de cada fila de la lista, abre todo lo programado para el cliente, como lista o en un calendario; ver Trabajo por cliente.

Eliminar un cliente lo quita junto con sus personas de contacto de forma permanente, previa confirmación. Un cliente que todavía tiene ítems de trabajo o archivos no se puede eliminar: pasa primero los ítems de trabajo a otro cliente y elimina los archivos, o deja al cliente inactivo. Si tiene archivos, el diálogo de eliminación lo indica y su botón Eliminar queda deshabilitado.

Importar y exportar la lista

La exportación trae exactamente lo que muestra la lista: las filas que quedaron después de tu búsqueda y tus filtros, en las columnas de la pantalla (nombre, tipo de cliente, grupo de clientes, ejecutivo de cuenta, etiquetas, las columnas de honorarios si puedes ver información financiera, cada campo personalizado marcado Visible en listas, si el cliente está activo y las notas). Si ordenas o filtras la lista, el archivo la sigue.

No es un archivo que puedas volver a importar: lleva las columnas de la lista, no el registro completo del cliente (sin código, datos de contacto ni fecha de alta).

Crear, editar y eliminar un cliente queda registrado en la actividad, donde quien tenga permiso para abrirla puede ver quién cambió qué y cuándo. Los honorarios nunca se registran ahí.