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Importar desde una planilla

Puedes traer una lista de clientes, o una lista de trabajo abierto, desde una hoja de cálculo en lugar de cargarla registro por registro. Importar clientes está en el menú Administración, dentro de Clientes, y solo un administrador puede importar clientes.

Importar trabajo (Importar tareas en modo Básico) es el ícono de subir archivo sobre la lista de ítems de trabajo, a la derecha de Tareas repetitivas. Requiere permiso para crear ítems de trabajo, así que puede hacerlo cualquiera que pueda agregar una tarea.

El archivo se lee en tu navegador. No se envía nada hasta que pulsas el botón de importar en el último paso, y el archivo nunca se sube ni se guarda.

Qué se puede importar

Formatos aceptados: .csv, .tsv, .txt, .xlsx y .ods, hasta 5.000 filas. La primera fila tiene que ser los títulos de las columnas; cada fila debajo es un registro.

Solo se lee la primera hoja del libro. Si tu archivo tiene una hoja por cliente, unifícalas en una sola hoja antes, con una columna que diga a qué cliente corresponde cada fila.

Paso 1: el archivo

Descargar una plantilla te da un archivo vacío con exactamente los títulos que esta importación espera: si completas ese, no hay nada que asociar.

Paso 2: las columnas

Cada campo que se puede completar aparece con una lista desplegable de los títulos de tu archivo. Los títulos que coinciden ya vienen asociados, incluidos los nombres habituales en español, así que normalmente no hay nada que cambiar. Pon un campo en (sin asociar) para dejarlo fuera; un campo marcado con * tiene que estar asociado para poder seguir. Un título alimenta un solo campo: si eliges un título que ya está en uso, se libera del otro campo.

Algunos campos muestran debajo los valores aceptados: tus tipos de cliente, tus grupos de clientes, los estados, los tipos de tarea. Los valores se comparan sin distinguir mayúsculas ni acentos.

Paso 3: revisión

La vista previa muestra las primeras filas tal como se van a importar, y lista las filas con algún problema (falta un valor obligatorio, un nombre que no coincide con nada, una fecha o un número que no se puede leer). Las filas con problemas se omiten y el resto se importa. Vuelve con Atrás para corregir la asociación, o corrige el archivo y empieza de nuevo.

Al terminar, la importación informa cada fila: importada, omitida, o con error y el motivo.

Clientes

Se puede importar: Razón social, Nombre, Apellido, Código, Correo, Teléfono, Domicilio, Ciudad, Provincia, Código postal, País, Tipo de cliente, Grupo de clientes, Cliente desde, Activo, Notas, y todos los campos personalizados de cliente. Tipo de honorarios y Valor de honorarios aparecen solo si puedes ver información financiera.

Cada fila necesita una razón social o un nombre y apellido. Un tipo o un grupo de clientes que no exista no se crea solo: la fila se rechaza para que crees primero el tipo o el grupo, o corrijas la escritura.

Una importación nunca sobrescribe un cliente existente. Si el Código de una fila ya está en uso, esa fila se informa como omitida y el cliente queda igual que estaba. Por eso es seguro corregir unas filas y volver a importar el mismo archivo.

Cuando el espacio de trabajo llega a la cantidad de clientes que permite su plan, las filas que entran se importan y cada fila siguiente se informa con error, con el límite como motivo. No son filas omitidas: cuando haya lugar, volver a importar el mismo archivo las incorpora.

Trabajo

Cada fila importada se crea como una tarea. Fuera del modo básico eliges una sola vez el Proyecto de destino en el que van, arriba de la página; se abre en el proyecto en el que estás trabajando y puedes vaciarlo para importar tareas que no pertenecen a ningún proyecto.

Se puede importar: Resumen (obligatorio, hasta 100 caracteres), Descripción, Tipo de tarea, Estado, Prioridad, Fecha de inicio, Fecha de vencimiento, Cliente y Responsable, que se busca por nombre visible, nombre completo, usuario o correo. Tiempo estimado aparece solo si puedes ver y editar estimaciones, y acepta 2, 2:30 o 2,5.

Una fila sin estado se importa como Abierto; sin prioridad, como Normal. Los ítems importados son ítems de trabajo comunes: aparecen en la lista, en el tablero y en el registro de actividad.

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