Reportes guardados y armado de reportes

Reportes → Reportes guardados lista los reportes que armaste y los que otras personas compartieron con el espacio de trabajo; Reportes → Armado de reportes es donde se arma un reporte. Un reporte es una pregunta guardada sobre un origen de datos: cómo se agrupa, qué se cuenta o totaliza, y qué se le pregunta a quien lo ejecuta. Al ejecutarlo siempre se ven las filas que tú tienes permitido ver: un reporte compartido nunca da acceso a nada. Un administrador puede desactivar toda la función desde Configuración → Funciones; viene activada por defecto.

Ejecutar un reporte guardado

Abre Reportes guardados (requiere el permiso ejecutar reportes guardados) y elige un reporte, o usa la acción Ejecutar de su fila. El reporte corre con las fechas de hoy: un período como el mes pasado se resuelve cuando lo ejecutas, no cuando se guardó.

• Cuando el reporte hace preguntas —un período, un cliente, un proyecto, estados…— una barra sobre el resultado las muestra. Responde lo que necesites y pulsa Ejecutar; una pregunta sin responder deja el filtro guardado tal como está. Las respuestas no se guardan con el reporte.
• Actualizar lo vuelve a ejecutar.
• Cuando el reporte tiene un gráfico, se dibuja sobre la tabla o después de ella, según cómo se armó el reporte.
• Exportar a PDF y Exportar a planilla descargan la tabla tal como se ve, con subtotales y totales, encabezada por el nombre y la descripción del reporte. Las columnas de dinero llevan la moneda del espacio de trabajo. El PDF incluye además el gráfico, en la posición con la que se armó el reporte; la hoja de cálculo solo tiene la tabla.
• Los totales siempre abarcan todo lo que coincidió. Solo un listado detallado se limita a 5.000 filas; cuando coinciden más, un aviso lo indica: agrega un parámetro, ajusta los filtros o pasa a una tabla resumen.

¿Qué diseño necesito?

Si nunca armaste un resumen o una tabla dinámica en una hoja de cálculo, empieza por aquí. Todo reporte responde una pregunta sobre un conjunto de ítems, y el diseño es solo la forma de la respuesta. Toma cinco ítems de trabajo como el conjunto:

"Muéstrame los ítems." Eso es un listado detallado: una línea por ítem, las columnas que elijas, nada sumado. Es el conjunto en sí, ordenado y recortado. Úsalo cuando alguien necesita ver o exportar los ítems reales.

"¿Cuánto por cliente?" Eso es una tabla resumen. Eliges por qué agrupar (las filas: Cliente) y qué calcular para cada grupo (las medidas: Ítems de trabajo, Horas consumidas). El reporte arma una línea por cliente, suma los ítems que hay detrás y pone un total al final:

Nunca ves los cinco ítems, solo lo que suman. Una segunda dimensión de fila se anida dentro de la primera: filas Cliente y después Estado da las líneas Hecho y En curso de Acme con un subtotal de Acme, después las de Globex, y después el total.

"¿Cuánto por cliente, abierto por estado?" Cuando la pregunta tiene dos "por", y quieres el segundo a lo ancho en lugar de anidado abajo, eso es una tabla dinámica. Filas: Cliente. Columna: Estado. Medida: Horas consumidas. Cada celda es un cliente y un estado; la última columna es el total del cliente, la última línea los totales por estado:

La dimensión de columna conviene que tenga pocos valores: estados, prioridades, o una fecha agrupada por mes o trimestre. Una tabla dinámica muestra hasta 60 valores de columna; con más, la vista previa indica cuántos en lugar de dibujar la tabla.

Una guía rápida:

Dos cosas para recordar. Una medida es un número calculado por grupo: cantidad, horas, valor, un porcentaje; una dimensión es por qué agrupas: un cliente, un estado, una fecha. Y los totales son siempre exactos sobre todo lo que coincidió, sea cual sea el diseño, porque el servidor suma el conjunto completo, no la parte que está en pantalla.

Armar un reporte

Armado de reportes (requiere el permiso crear y editar definiciones de reportes) se recorre de arriba hacia abajo. Cada campo tiene un ícono de información; pasa el cursor por encima para ver una explicación de una línea.

1. Pon un nombre, una descripción si quieres, y elige un origen de datos, que define qué es una fila:
   • Ítems de trabajo: un ítem de trabajo que puedes ver, tal como los muestra la lista de Trabajos. Las ocurrencias de tareas repetitivas no son filas. Sus medidas incluyen el tiempo estimado, el tiempo y el valor consumidos (del registro de consumo), el tiempo restante, el porcentaje de la estimación consumido y los ítems vencidos.
   • Registros de consumo: un registro de tiempo o valor, tal como los muestra el reporte de consumo. Requiere el permiso ver el reporte de tiempo/valor consumido.
   • Clientes: un cliente, tal como los muestra la lista de Clientes. El tipo de honorarios aparece solo con el permiso ver información financiera de clientes; los campos personalizados respetan sus roles de visualización.
2. Elige un diseño (ver ¿Qué diseño necesito? más arriba):
   • Tabla resumen: filas al costado, una columna por medida, subtotales y un total.
   • Tabla dinámica: lo mismo, más un grupo de columnas por cada valor de una dimensión de columna; por ejemplo, clientes al costado y meses a lo ancho.
   • Listado detallado: una fila por ítem con las columnas elegidas, limitado a las primeras filas.
3. Para una tabla resumen o dinámica, elige las filas (hasta cuatro dimensiones, la más externa primero; una dimensión de fecha agrupa por día, semana, mes, trimestre o año), la columna de la tabla dinámica y las medidas. Para un listado detallado, elige y ordena las columnas.
4. Define los filtros. Son los filtros propios de cada origen: las facetas de la lista de Trabajos, las de la lista de Clientes, o los parámetros del reporte de consumo más un período (este mes, últimos 30 días…) que se mueve con el calendario.
5. Marca los parámetros que el reporte debe preguntar al ejecutarse. La respuesta reemplaza el filtro guardado de ese campo; deja un parámetro sin marcar para fijar su valor en el filtro.
6. Elige un orden: una dimensión, o una medida para ordenar las filas por sus totales; cada nivel mantiene sus subtotales juntos.
7. Elige un gráfico, si el diseño lo permite, la medida que dibuja y su posición: al principio, sobre la tabla, o al final del reporte (ver más abajo).
8. Vista previa ejecuta el reporte tal como está, con la barra de parámetros si hay alguno expuesto. El botón queda desactivado hasta que el diseño tenga lo que necesita, y una línea debajo indica qué falta.
9. Guarda. Activa Compartido con todos para que cualquiera con el permiso ejecutar reportes guardados pueda verlo y ejecutarlo. Solo tú, o un administrador, puede editarlo o eliminarlo.

Cambiar el origen de datos de un reporte existente borra su diseño, filtros y parámetros, porque pertenecen al origen.

Tres reportes para los que está pensado el armado: horas por cliente por mes, último trimestre (Registros de consumo, filas Cliente, columna Fecha por mes, medida Tiempo consumido, parámetro Período, gráfico de líneas); estimación contra consumo por proyecto (Ítems de trabajo, filas Proyecto, medidas Tiempo estimado, Tiempo consumido, Tiempo restante, % consumido, gráfico de barras de Tiempo consumido); carga de trabajo (Ítems de trabajo, filas Asignado, columna Estado, medida Ítems de trabajo, gráfico de barras apiladas).

Gráficos

Un gráfico dibuja una medida de la tabla, en el agrupamiento más externo: la primera dimensión de fila. Se dibuja con las mismas cifras que la tabla, así que nunca la contradice, y se vuelve a dibujar al instante al cambiar el tipo de gráfico o la medida; no hace falta ejecutar el reporte de nuevo.

• Una tabla resumen puede dibujar un gráfico de barras, circular o de anillo: una barra o porción por cada valor de la primera dimensión de fila. Con dos o más dimensiones de fila, el gráfico usa los subtotales de la primera.
• Una tabla dinámica puede dibujar un gráfico de barras, de barras apiladas o de líneas: los valores de columna van a lo ancho (meses, estados…), con una serie por cada valor de la primera dimensión de fila. El de líneas va bien con una columna de fecha; el de barras apiladas muestra cómo se reparte cada valor de columna entre las filas.
• Un listado detallado no tiene gráfico.
• Las duraciones se dibujan en horas. El gráfico dibuja hasta 40 categorías y 12 series (las primeras en el orden de la tabla) y lo indica cuando recortó; la tabla de abajo siempre está completa.
• El gráfico va al principio por defecto, sobre la tabla; elige al final para ponerlo después de la tabla. La exportación a PDF respeta la misma posición, con los mismos colores que en pantalla. La exportación a hoja de cálculo solo tiene la tabla.

Permisos

Los administradores pueden hacer ambas cosas, y pueden editar o eliminar el reporte de cualquiera.