Asistente de IA

El Asistente de IA es un panel de chat a la derecha de la pantalla. Pregúntale con tus palabras por tu trabajo —qué está vencido, qué dicen los comentarios de un ítem, quién tiene más trabajo abierto—, pídele que planifique un proyecto completo con sus fases, tareas y subtareas o, con un ítem abierto en su editor, que redacte sus campos, lo divida en partes o busque enlaces relacionados. También traduce un formulario público a una nueva versión en otro idioma. No se crea ni se guarda nada hasta que revisas lo que propone y lo aplicas.

Elegir cómo funciona (administradores)

Configuración → Asistente de IA ofrece tres opciones:

Con la cuenta de la plataforma, cuando se usó el 80 % del cupo del mes, todos en el espacio de trabajo ven una línea sobre el cuadro de mensaje del panel que dice que ya se usó la mayor parte, y pueden seguir trabajando; cuando el cupo se agota, los botones del asistente quedan deshabilitados con un aviso hasta que cambia el mes. Pasar a tu propia cuenta resuelve ambas cosas de inmediato.

Para tu propia cuenta, elige el Proveedor (Anthropic u OpenAI-compatible), el identificador del Modelo (por ejemplo claude-sonnet-5 o gpt-4o), la URL base para un servidor compatible con OpenAI, y la Clave de API. La clave se guarda cifrada y no se vuelve a mostrar. Probar conexión verifica esa configuración con tu proveedor e informa el resultado. La misma verificación se ejecuta al guardar: si el proveedor rechaza la clave, no reconoce el modelo o no se puede conectar, no se guarda nada y queda la configuración anterior.

El operador de la plataforma también puede retirar la cuenta de la plataforma de tu espacio de trabajo, o desactivar el asistente allí. La página de configuración lo dice en una oración, y el registro de seguridad del espacio de trabajo registra el cambio. Con la cuenta de la plataforma retirada, tu propia cuenta sigue funcionando.

Debajo de la configuración, Pedidos a la IA este mes cuenta los pedidos de este mes y, con la cuenta de la plataforma, qué parte del cupo del plan se usó. El mes es el de tu espacio de trabajo, en su zona horaria.

Abrir el panel

El botón con destellos de la barra superior abre y cierra el panel; también lo abren la entrada Asistente de IA del selector de proyecto activo, la página Proyectos, el editor de un proyecto nuevo y el editor de un ítem de trabajo. Necesitas el permiso usar el asistente de IA, que tienen todos los usuarios salvo que un administrador lo quite del grupo Todos los usuarios. El panel queda junto a la página, así que puedes seguir trabajando mientras está abierto; en un teléfono ocupa toda la pantalla.

Abierto desde el editor de un ítem de trabajo, el panel trabaja sobre ese ítem: un chip arriba lo nombra, y la × del chip permite pedir algo que no tiene que ver con él, como el plan de un proyecto. Si sales del editor la conversación sigue, pero sus tarjetas para ese ítem solo se pueden aplicar cuando vuelves a abrirlo.

Escribe un pedido y pulsa Enter. Cada respuesta es una contestación en palabras o una tarjeta con algo para revisar. Los pedidos siguientes parten de lo que ya dijiste —el mismo plan, pero sin la fase de marketing—, así no hace falta repetir. Una conversación dura hasta que recargas la página o empiezas una Nueva conversación, y después de muchos turnos el panel pide empezar una nueva.

Los interruptores debajo del cuadro se aplican a todos los pedidos: Escribir descripciones, Proponer fechas, Asignar prioridades, Estimar el esfuerzo en horas / Estimar el valor (visible cuando el seguimiento de estimación está activo y puedes cargar estimaciones) y Buscar enlaces en la web. Pedir con palabras algo que un interruptor deja apagado —fechas, por ejemplo— igual funciona para ese pedido. Los interruptores se recuerdan en este navegador.

El asistente todavía no puede leer los datos de los clientes, cambiar el estado, el responsable o el cliente de un ítem que ya existe, ni eliminar nada; si se lo pides, lo dice y nombra la pantalla que lo hace.

Ejemplos

Preguntar por tu trabajo

El asistente responde a partir de las mismas listas que ves: ítems de trabajo por cliente, proyecto, persona, estado, prioridad o vencimiento; un ítem con su descripción, comentarios e historial; y tu propio trabajo tal como lo muestra la página Inicio. Solo ve lo que tú puedes abrir —un ítem restringido a otras personas, o dentro de un proyecto archivado, nunca se lee— y lo dice cuando no puede responder. Contar el trabajo por persona, cliente, proyecto, estado o prioridad requiere además el permiso ejecutar reportes guardados.

Los ítems de una respuesta son enlaces a su editor. Una respuesta lista hasta 50 ítems, y el asistente da el total cuando hay más. Un nombre que usas —un cliente, un proyecto, una persona— debe coincidir con uno solo; si coincide con varios, el asistente pregunta a cuál te refieres. Las próximas repeticiones de una tarea repetitiva no se incluyen hasta que existen como ítems.

Los nombres de personas, clientes y proyectos se quedan en la aplicación: el proveedor de IA recibe un código en su lugar, y la respuesta te vuelve a mostrar los nombres. Los nombres que escribes tú, y el texto de resúmenes, descripciones y comentarios, se envían tal como están.

Abrir una lista filtrada

Pide mostrar, listar o filtrar ítems de trabajo y el asistente responde con una tarjeta de filtro: sus condiciones, el proyecto que mostrará la lista y cuántos ítems coinciden para ti allí. Abrir la lista abre Ítems de trabajo con ese filtro en la barra de filtros, donde lo cambias o lo quitas como siempre; reemplaza el filtro actual de la lista.

Un proyecto que nombras pasa a ser tu proyecto activo al abrir la lista; si no nombras ninguno, la lista mantiene tu proyecto activo. Cada nombre, de una persona, un cliente, un grupo de clientes, un tipo de tarea, una etiqueta o un proyecto, debe coincidir con uno solo: uno que no coincide con ninguno o coincide con varios queda fuera del filtro y la tarjeta lo dice. Vencidos se guarda como un vencimiento hasta ayer, así que el filtro no avanza con los días. Un orden, un total o cualquier otra cosa para la que la barra de filtros no tiene un campo se nombra en la tarjeta y queda fuera. En el modo Básico la lista mantiene su propio proyecto.

Pedir un reporte

Pide cifras, como horas cargadas, estimaciones contra tiempo consumido o ítems por persona, cliente o mes, y el asistente responde con una tarjeta de reporte: la tabla tal como la dibuja Reportes, las condiciones que cubre y una nota por cada cosa que dejó fuera. Las cifras las calcula la aplicación, nunca la IA.

Un reporte sigue los permisos de las páginas de Reportes. Un reporte sobre ítems de trabajo requiere el permiso ejecutar reportes guardados y cuenta solo los ítems que puedes abrir. Las horas cargadas requieren el permiso ver el reporte de tiempo/valor consumido y, como en el reporte de consumo, cubren las horas de todas las personas. Un reporte agrupa por hasta dos cosas y muestra hasta cuatro cifras. Las horas se filtran solo por cliente, grupo de clientes, proyecto, estado, etiqueta y persona; si no nombras un período, cubren los últimos 30 días.

Abrir en Reportes abre el armado de reportes con el reporte completo, sin guardar; se muestra si tienes el permiso crear, editar y compartir definiciones de reportes. Un reporte guardado no se puede ejecutar por nombre desde el chat.

Cambiar varias tareas

Pide mover, posponer o adelantar varias tareas, fijar su fecha de vencimiento o de inicio, o cambiar su prioridad, y el asistente responde con una lista: cada tarea con sus valores actuales y los nuevos. Solo cambian las tareas que marcas. El botón de aplicar las cambia de a una, como el editor guardaría cada una, con los mismos controles; una tarea que no puede cambiar dice por qué en su fila, y las demás siguen.

Mover una tarea unos días mueve juntas su fecha de inicio y su vencimiento, así que mantiene su duración. Desde el chat solo cambian tareas: los proyectos, las fases y las subtareas quedan fuera, y también el estado, el responsable, el cliente y las etiquetas de una tarea, que se cambian en el editor o en la grilla de tareas. La lista cubre las tareas que puedes abrir, requiere el permiso editar tareas y muestra hasta 50 por vez. Una tarea que otra persona cambió después de armar la lista no se cambia; pide la lista de nuevo.

Planificar un proyecto

Describe el proyecto: el objetivo, el alcance, el presupuesto, los plazos, lo que ayude (hasta 4.000 caracteres). Generarlo puede tardar un par de minutos. La tarjeta muestra el plan como un árbol: edita resúmenes y descripciones, quita ítems (y todo lo que contienen), y después Crear proyecto. Se crea un proyecto nuevo con todos sus ítems en estado Abierto; pasa a ser tu proyecto activo y se abre su editor. Necesitas permiso para crear proyectos, y la planificación no está disponible en modo Básico.

Un plan está limitado a 100 ítems y cuatro niveles, y debe respetar las reglas de siempre (nombre de proyecto único, inicio no posterior al vencimiento ni anterior al inicio del ítem que lo contiene). La respuesta del proveedor puede ser rechazada, limitada o cortada; el mensaje dice qué pasó, y nunca se crea nada parcial. La IA puede equivocarse: revisa el plan antes de crearlo.

Redactar un ítem de trabajo

Con un ítem abierto en el editor de ítems de trabajo —el botón con destellos de su encabezado abre el panel sobre él—, pide lo que el ítem debe decir o lo que debe cambiar, como configurar el pipeline de CI de la app móvil, antes de que empiece la beta. El asistente lee el resumen y la descripción del ítem tal como están en el formulario, el proyecto y la fase o la tarea a la que pertenece (nombre, descripción, fechas), los otros ítems que están junto a él ahí y los subítems que ya tiene, así el borrador encaja en el plan y no repite trabajo que ya existe. Solo ve ítems que tú mismo puedes abrir.

La tarjeta tiene una fila por campo con la sugerencia y, si el campo ya tiene un valor, el actual. Las filas de campos vacíos vienen marcadas; las que reemplazarían algo que escribiste, no, así nada se sobrescribe salvo que lo marques. Aplicar vuelca las filas marcadas en el formulario. El ítem no se guarda hasta que pulsas Guardar, y Cancelar en el editor descarta todo como siempre. Un borrador nunca toca el estado, el responsable, la restricción, el lugar del ítem en el plan ni sus vínculos. El panel no redacta un ítem de solo lectura ni la serie de una tarea repetitiva, y una tarea con Repetir activado no toma fechas del borrador (la fecha de inicio es el ancla de la recurrencia).

Redactar una tarea nueva

Sin ningún ítem abierto, describe la tarea que necesitas. La tarjeta muestra sus campos, todos marcados, y Abrir en el editor abre una tarea nueva con los marcados ya completados, en tu proyecto activo como cualquier tarea nueva. No se crea nada hasta que la guardas ahí. Necesitas permiso para crear ítems de trabajo; un proyecto con sus fases es un plan.

El pedido también puede nombrar el cliente, el proyecto o la fase donde va la tarea y una repetición: diaria, semanal en los días elegidos o mensual en un día o un día de la semana, cada tantos días, semanas o meses, con una fecha de fin o una cantidad de veces. Los nombres se buscan entre los clientes, proyectos y fases que puedes abrir. La tarjeta muestra lo que encontró; si un nombre no coincide con nada, o coincide con varios, lo dice y deja ese campo para que lo elijas en el editor. Una tarea repetitiva se abre con Repetir activado y empieza en su primera repetición. Lo que una tarea no puede guardar se nombra en la tarjeta y no se completa: una hora del día (las tareas se programan por día) o la persona a la que asignarla, que eliges en el editor. Una repetición que la regla no puede expresar no se aproxima.

Crear un recordatorio

En el editor de un ítem guardado, pide que te lo recuerde: antes de su vencimiento o de su inicio, o el mismo día (dos días antes de que venza), o en un día y una hora (el viernes a las 15 para revisar la factura). La tarjeta dice cuándo llega; Crear recordatorio lo crea para ti, como lo haría el menú de recordatorios del ítem, y aparece allí. Un recordatorio que se cuenta desde el vencimiento o el inicio necesita que el ítem tenga esa fecha guardada, y se mueve si la fecha cambia. Los recordatorios para otras personas o un equipo, o varios a la vez, se crean desde el menú de recordatorios.

Crear subítems

En una fase o una tarea guardada, pide las partes en que se divide. La tarjeta propone ítems un nivel más abajo —tareas bajo una fase, subtareas bajo una tarea— sin repetir los que ya tiene; sus descripciones siguen el interruptor Escribir descripciones. Aplicar crea de inmediato cada uno de los marcados bajo el ítem, en estado Abierto y con la restricción de acceso del ítem —las mismas reglas que al agregarlos a mano—, y aparecen en la lista de subítems del editor. Necesita permiso para crear ítems de trabajo, y no está disponible en modo Básico ni en un ítem todavía sin guardar.

Agregar enlaces relacionados

En un ítem guardado que puedes editar, pide enlaces: el asistente busca páginas que ayuden con el trabajo —documentación, guías, especificaciones, herramientas— a partir del texto del ítem, su entorno y tu pedido. Di de qué deberían tratar los enlaces y cuántos quieres; sin un número recibes tres, y nunca más de diez. La tarjeta los muestra con sus títulos, todos marcados; Agregar enlaces suma los marcados a Otros enlaces del ítem. Solo se ofrecen direcciones web (http o https) a sitios públicos, y el asistente tiene la instrucción de devolver solo páginas que su búsqueda encontró; aun así, abre un enlace antes de confiar en él. Con Buscar enlaces en la web apagado, o con un proveedor y un modelo sin búsqueda web, recurre a las páginas que conoce y puede devolver menos.

Traducir un formulario público

Al agregar una versión en otro idioma de un formulario público, Traducir con el asistente de IA en el diálogo del idioma hace que el asistente escriba los textos de la copia en el nuevo idioma: el nombre, la introducción, el texto de agradecimiento y el pie del formulario, y la etiqueta, la ayuda y las opciones de cada pregunta. También necesitas el permiso diseñar formularios públicos. Se conservan el formato y los enlaces de los textos; la dirección, las claves de las preguntas y los nombres de los tipos de tarea no se traducen. La traducción es todo o nada: si a la respuesta le falta una pregunta o un texto supera su límite, no se completa nada y la copia conserva los textos del original. Nada se guarda hasta que guardas la versión, que empieza cerrada: lee cada texto antes de abrirla. Un formulario muy largo se rechaza antes de enviar nada. El asistente escribe la forma neutra del idioma; ajusta la redacción a tu público antes de publicar.