Configuración del sistema

Sistema (el menú Administración de la barra superior, solo para el administrador del sistema) reúne las opciones que se aplican a toda la instalación y no a un espacio de trabajo en particular. Es un área separada de Configuración de la aplicación: esas opciones pertenecen a un espacio de trabajo y las cambian sus administradores, mientras que estas rigen en todos a la vez.

La cuenta de administrador del sistema no pertenece a ningún espacio de trabajo. No puede ver ni modificar tareas, clientes, equipos ni ningún otro dato de un espacio de trabajo, así que al iniciar sesión con ella se abre directamente esta área en lugar de la página de inicio.

Espacios de trabajo

La pestaña Espacios de trabajo lista todos los espacios de trabajo de la instalación. Creado dice por quién: el operador, o su propio administrador al registrarse. El nombre de un espacio de trabajo lo abre, y el número debajo de Usuarios muestra a esas personas en la pestaña Usuarios. Buscar deja solo los espacios cuyo nombre, código, plan, estado, origen o confirmación coincidan con todas las palabras escritas. La página muestra solo lo que la instalación sabe de un espacio de trabajo, nunca lo que el espacio guarda: ni clientes, ni tareas, ni archivos.

Arriba de la lista, Registros de hoy cuenta los espacios de trabajo creados hoy por registro frente al máximo que la instalación acepta por día. Cuando la cuenta llega a ese máximo, un aviso indica que el registro queda cerrado hasta mañana. En una instalación que no ofrece el registro, la línea lo dice en su lugar.

Un espacio de trabajo está Activo mientras su licencia está vigente. Queda en Solo lectura cuando la licencia vence, o mientras no tiene ninguna: todo se puede leer y nada se puede modificar. Un espacio en solo lectura muestra, debajo del día de vencimiento, el día previsto para eliminar sus datos. Pendiente de eliminación significa que ese día ya pasó.

Pasa el cursor sobre la fecha de Vence para ver los Días restantes de una licencia activa, o los Días para eliminar los datos de un espacio de trabajo detenido. Un ícono amarillo de advertencia junto a la fecha indica que la licencia termina dentro de 30 días; uno rojo, que el espacio está en solo lectura y espera la eliminación de sus datos.

En una instalación que emite licencias, cada fila tiene hasta tres acciones:

Acción	Qué hace
Emitir	Le da al espacio de trabajo una licencia nueva. Elige el Plan, el Tipo (Suscripción o Prueba) y el Último día. Reemplaza a la licencia vigente y lleva los límites del plan. Una suscripción se puede marcar como No vence nunca.
Extender	Cambia el Último día de la licencia que el espacio de trabajo ya tiene. El plan, el tipo y los límites quedan como están. Extender un espacio en solo lectura lo vuelve a activar.
Detener	Termina la licencia en este momento. El espacio de trabajo pasa a solo lectura de inmediato y su fecha de eliminación se cuenta desde entonces. Sus administradores reciben el aviso por correo si la instalación envía esos avisos.

Una licencia rige hasta el final de su último día, en la zona horaria del espacio de trabajo. En una instalación que no emite licencias la página no tiene acciones: la licencia llega como un archivo, y un administrador del espacio de trabajo la aplica.

Abrir un espacio de trabajo

Sección	Qué muestra
Licencia	Si hay una licencia vigente y hasta cuándo, o cuándo venció y el día previsto para eliminar el espacio de trabajo, con la misma cuenta de Días restantes o Días para eliminar los datos y el mismo ícono de advertencia que la lista. Debajo, el Id de la licencia, cuándo fue Emitida, y cuándo y por quién fue Aplicada.
Uso	Usuarios, Clientes y Almacenamiento frente a los límites de la licencia, la cantidad de Usuarios bloqueados, y los Administradores con cuántos de ellos confirmaron su email. Ver sus usuarios abre la pestaña Usuarios con la búsqueda del espacio de trabajo.
Espacio de trabajo	Su Número, cuándo fue Creado y por quién, su Último ingreso, su Zona horaria y su Moneda, si el Registro de usuarios está abierto, si tiene un Código de registro definido, y los términos del servicio que aceptó junto a los vigentes. El código de registro en sí nunca se muestra.
Hitos	El día en que el espacio de trabajo alcanzó cada primera vez: su Primer cliente, Primera importación, Primera tarifa, Primer tiempo registrado, Primer resumen de cargos, Primer colega invitado y Primer pedido desde un formulario público, o Todavía no. Los proyectos de ejemplo no alcanzan ninguno.
Asistente de IA este mes	Sus pedidos, tokens y costo con cualquier clave, y los tokens de la plataforma frente al cupo del plan. Acceso al asistente de IA define lo que el espacio de trabajo puede usar: Según el plan, Solo su propia clave (se retira la clave de la plataforma) o Desactivado (sin asistente de IA, sea cual sea la clave). El cambio rige desde el siguiente pedido del espacio de trabajo y queda en su registro de seguridad.
Historial de licencias	Todas las licencias aplicadas al espacio de trabajo, de la más nueva a la más antigua: cuándo, por quién, su plan y su tipo, cuándo vence, y su id.

Clientes y almacenamiento son las únicas cifras tomadas de lo que el espacio de trabajo guarda, y pueden tener hasta un minuto de antigüedad; los hitos son días, nunca lo que los alcanzó. No se muestra nada más de su contenido: ni nombres de clientes, ni tareas, ni nombres de archivos.

Eliminar un espacio de trabajo

Un espacio de trabajo que fue detenido, y que por eso está en Solo lectura o Pendiente de eliminación, tiene una Zona de peligro al final de su página. Eliminar espacio de trabajo borra el espacio de trabajo completo, igual que el fin de su período de solo lectura: sus datos, sus archivos, sus usuarios y el espacio de trabajo mismo. Su código no se asigna nunca a otro espacio de trabajo. No se puede deshacer: solo una copia de seguridad de la instalación podría recuperarlo.

La eliminación se pide dos veces:

Escribe el código del espacio de trabajo. Eliminar espacio de trabajo queda deshabilitado hasta que lo escrito sea el código.
Marca Entiendo que esto no se puede deshacer y selecciona Eliminar definitivamente.

Eliminar un espacio de trabajo grande puede demorar: deja la página abierta hasta que indique que el espacio de trabajo se eliminó. Si no lo hace, el mensaje indica cuál de tres cosas pasó:

La página indica	Qué pasó y qué hacer
El almacenamiento de archivos falló	Los datos del espacio de trabajo ya se eliminaron; sus usuarios y el espacio de trabajo siguen ahí. El mensaje termina con lo que respondió el almacenamiento. Arregla el almacenamiento y después elimina el espacio de trabajo de nuevo.
La eliminación se detuvo por un error en el servidor	El registro del servidor indica cuál. Parte del espacio de trabajo puede estar ya eliminada. Elimínalo de nuevo cuando la causa esté resuelta.
El servidor no confirmó la eliminación	La página no recibió respuesta, y la eliminación puede seguir en curso. Recarga la página en un momento y, si el espacio de trabajo sigue ahí, elimínalo de nuevo.

Eliminar de nuevo siempre es seguro: retoma desde donde se detuvo el intento anterior.

Un espacio de trabajo activo no tiene Zona de peligro: primero hay que detenerlo con Detener. Uno sin licencia tampoco: hay que darle una licencia con Emitir, detenerlo con Detener y recién entonces eliminarlo.

Usuarios

Busca a una persona en cualquier espacio de trabajo. Escribe al menos dos caracteres de su nombre, su email, su nombre de usuario, o del código o el nombre de su espacio de trabajo; cada palabra escrita tiene que coincidir, en cualquier orden. El id de un usuario, pegado entero, encuentra a ese usuario. Se muestran como mucho 50 personas; si coinciden más, un mensaje pide escribir más.

Una fila nombra el espacio de trabajo de la persona, cuyo código abre la página de ese espacio, y muestra el día de su última actividad debajo de su Último ingreso. El botón al final de la fila copia el id del usuario.

Estado	Significado
Activo	La persona puede ingresar.
Bloqueado temporalmente	Demasiadas contraseñas incorrectas. El bloqueo termina solo a la hora que figura debajo.
Bloqueado	Un administrador del espacio de trabajo bloqueó a la persona.

Debe cambiar la contraseña debajo del estado significa que la persona tiene que elegir una contraseña nueva la próxima vez que ingrese. La cuenta del administrador del sistema muestra Administrador del sistema y Sin espacio de trabajo: no pertenece a ninguno.

La búsqueda solo muestra. Bloquear, desbloquear o restablecer una contraseña lo hace un administrador del espacio de trabajo de la persona.

Asistente de IA

La clave de IA de la plataforma, que usa todo espacio de trabajo cuyo plan incluye IA, salvo que haya elegido su propia cuenta. La página muestra si hay una clave configurada, solo por sus últimos cuatro caracteres, su proveedor, qué tarifas rigen y el gasto de este mes frente al tope mensual. Al 80 % del tope se envía una alerta; al 100 % la clave de la plataforma se detiene para todos los espacios de trabajo hasta que termina el mes, y los que usan su propia cuenta siguen. El mes es el mes calendario en UTC.

En Configuración, el Modelo, el Tope mensual, en dólares y los Pedidos por persona por minuto reemplazan los valores con que se instaló el servidor; un campo vacío vuelve a usar el valor instalado, y la ayuda debajo de cada campo dice cuál rige. Un único modelo sirve a todos los espacios de trabajo, y un cambio rige desde el pedido siguiente. Cuando las tarifas no tienen precio para el modelo, un aviso dice que sus pedidos se registran sin costo y que el tope no los ve. La clave y su proveedor se configuran en el servidor, nunca aquí.

Tarifas contiene los precios con que se cotiza cada pedido, en dólares por millón de tokens, una fila por modelo; un precio de caché queda vacío cuando el proveedor no lo cobra. Las filas empiezan con las tarifas vigentes, y admiten hasta ocho modelos. Guardar tarifas guarda todas las tarifas con una versión nueva, que reemplaza por completo las del servidor, también para los modelos que no incluye. Usar las tarifas del servidor quita las tarifas guardadas. Cada pedido conserva el precio con que se cotizó, así que un cambio no altera los meses pasados.

Espacios de trabajo con la clave de la plataforma lista los pedidos, tokens, parte del cupo y costo de cada espacio de trabajo en el Mes elegido, del más caro al más barato, y lo que el operador le permite. La columna IA este mes de la pestaña Espacios de trabajo muestra la misma parte para el mes en curso.

Servicio de correo

Servicio de correo habilitado es el interruptor principal. Si lo apagas, la aplicación no envía ningún correo y deja de programar correos de notificación; los correos de notificación pendientes se conservan, no se descartan, y salen cuando lo vuelves a encender. Nombre de la aplicación (marca del correo) es el nombre que se muestra como marca en los correos, y se usa cuando un espacio de trabajo no define un nombre de marca propio: déjalo vacío para conservar el nombre con el que se desplegó el servidor. URL base pública es la dirección en la que la gente abre la aplicación (por ejemplo https://app.example.com); convierte los enlaces dentro de los correos en enlaces completos. Déjala vacía para conservar la dirección con la que se desplegó el servidor: si no hay ninguna de las dos, los enlaces de los correos salen como rutas sueltas que un programa de correo no puede abrir.

Más abajo eliges cómo se envía el correo: mediante un Servidor SMTP (servidor, Puerto, Usuario y contraseña) o una API de correo (una URL de endpoint y una clave de API). Hasta que se guarde una configuración, la página muestra los valores con los que se desplegó el servidor; Guardar configuración almacena una copia editable que pasa a usarse desde ese momento. Una vez guardada, el botón solo se habilita mientras algún campo difiera de lo almacenado o se escriba una clave o contraseña nueva. Dejar la clave o la contraseña en blanco conserva la que ya está en uso.

Para comprobar la configuración, escribe un Destinatario del correo de prueba y pulsa Enviar correo de prueba: el mensaje detalla la configuración activa de correo y notificaciones, incluida la dirección remitente con la que salen todos los correos. Si el envío falla, se muestra el error del proveedor para poder corregir los datos.

Como estas opciones se aplican a toda la instalación, un cambio aquí afecta de inmediato a todos los espacios de trabajo, incluido apagar el correo para todos.

Notificaciones

Define el ritmo de los dos procesos en segundo plano detrás de las notificaciones. Cada campo muestra el rango que acepta, y un cambio guardado se aplica solo: no hace falta reiniciar ni quedarse en la página. La página también guarda la dirección a la que se avisa de los espacios de trabajo nuevos.

En Correos de notificación: Demora del correo para usuarios ausentes (minutos) es cuánto tiempo se le da a una persona para aparecer en la aplicación antes de que la notificación también se le envíe por correo; si abre la aplicación dentro de ese tiempo, el correo se cancela por innecesario. La demora se aplica a las notificaciones creadas después del cambio; las que ya estaban esperando conservan la que tenían. Buscar correos vencidos cada (segundos) es cada cuánto la aplicación busca los correos de notificación que ya vencieron, así que también es lo máximo que un mensaje puede esperar antes de salir. Intentos de envío antes de desistir es cuántas veces se reintenta un mensaje que falla antes de abandonarlo.

En Eliminación de notificaciones antiguas: Ejecutar la limpieza cada (horas) es cada cuánto se eliminan las notificaciones viejas, y Eliminar notificaciones con más de (días) es la antigüedad a la que se borran. Las notificaciones eliminadas no se pueden recuperar, así que aumenta la cantidad de días si todavía se necesita consultarlas.

Buscar más seguido implica un poco más de trabajo en el servidor y no hace que las notificaciones lleguen antes de lo que vencen: solo acorta la espera posterior. Si aparece un aviso de que estos procesos no se ejecutan en este servidor, la configuración igual se guarda; simplemente es otro servidor el que hace los envíos.

En Espacios de trabajo nuevos: Correo para espacios de trabajo nuevos es la única dirección a la que se avisa cada vez que alguien crea un espacio de trabajo desde el registro. El mensaje indica el espacio de trabajo, su código, su plan y el último día de su prueba, y la persona que lo creó: su nombre, su nombre de usuario y su dirección de correo, que en ese momento todavía no está confirmada. El botón del mensaje abre la página Espacios de trabajo, donde el código permite encontrar el espacio de trabajo y a sus personas. Se escribe una sola dirección; para avisar a varias personas, se puede usar la dirección de una lista de distribución. Mientras el campo está vacío, no se envía nada. Idioma del mensaje es el idioma en que se escribe, sin importar el idioma de quien se registra.

El mensaje sale una sola vez, cuando se crea el espacio de trabajo, y no se reenvía si falla: el espacio de trabajo figura igual en la página Espacios de trabajo. Un espacio de trabajo que crea el operador no envía nada. Si aparece un aviso de que el registro está desactivado en esta instalación, o de que el servicio de correo está desactivado, la dirección igual se guarda y no se envía nada hasta que eso cambie.

Soporte

Define a dónde lleva Enviar comentarios, en el menú de ayuda, para todos los usuarios de todos los espacios de trabajo. Enlace para comentarios lleva la dirección web completa de un formulario público que recibe reportes de problemas y sugerencias, empezando con http:// o https://. Lo habitual es un formulario público de un espacio de trabajo que mantienes para soporte. Mientras el campo está vacío, el menú de ayuda no muestra Enviar comentarios.

Cuando alguien abre el enlace, la aplicación le agrega el código de su espacio de trabajo como workspace=, y el idioma en que le muestra la aplicación como lang= (dos letras, como es), así que la dirección que guardas no tiene que traer ninguno de esos parámetros. Lo que abre un usuario muestra el enlace para un espacio de trabajo de ejemplo en tu propio idioma, y Abrir este enlace lo abre. El código y el idioma son lo único que se agrega: ni nombre, ni correo, ni pantalla. Quien no inició sesión envía el código del espacio de trabajo en cuya dirección está, o ninguno; el administrador del sistema nunca envía uno, pero envía el idioma como todos.

El código dice de dónde vino el clic y no prueba nada: cualquiera puede escribir otro en el enlace. Lee el espacio de trabajo de un ticket como algo que escribió quien lo envió, y no reveles ni cambies nada basándote en él.

Para que el código llegue al ticket, agrega al formulario una pregunta de texto corto con Completar desde el enlace en workspace, como se explica en Formularios públicos. El idioma no necesita ninguna pregunta: dale al formulario de soporte una versión en cada idioma y cada usuario recibe la del suyo.

Los usuarios ven un cambio guardado la próxima vez que la aplicación se carga en su navegador.