Crear y editar un ítem de trabajo
El editor se abre desde Agregar nuevo en la lista, desde el lápiz de una fila o desde Editar en el panel de detalle.
Guardar
Guardar es un botón dividido; la opción que elijas (Guardar, Guardar y cerrar, Guardar y nuevo) se recuerda durante la sesión. Salir con cambios sin guardar pide confirmación. Abierto desde la página de trabajo de un cliente, un ítem nuevo empieza con ese cliente, y Guardar y cerrar o Cancelar vuelven ahí.
Eliminar está disponible en ítems guardados que tienes permiso para eliminar (nunca en proyectos desde aquí). Eliminar un ítem elimina también todo lo que contiene.
En un ítem guardado el encabezado suma dos botones más. El reloj despertador configura recordatorios en el ítem: antes de su vencimiento, cuando vence, o en el momento que elijas; nada te avisa si no configuras uno. La campana sigue el ítem: mientras lo sigues (Seguir), los cambios y eliminaciones de otras personas aparecen en tus notificaciones.
En un ítem nuevo, con el asistente de IA configurado, un botón con destellos en el encabezado abre el panel del asistente sobre él: pídele que redacte el resumen, la descripción, las fechas, la prioridad y la estimación, una sugerencia por campo para que la marques; ver Asistente de IA. Un ítem guardado no lo ofrece.
Un ítem archivado se abre de solo lectura: no se le puede cambiar nada, y no se ofrecen el temporizador ni Agregar consumido.
Detalles
Para guardar un ítem solo hace falta el Resumen; todo lo demás puede esperar. Una forma rápida de armar un plan es crear los ítems primero y completarlos después: escribe un resumen, elige Guardar y nuevo y repite hasta que existan todas las tareas, y después abre cada una para agregarle fechas, responsable y lo que falte. Una fase necesita además su proyecto, una tarea su proyecto o su fase, y una subtarea su tarea; ese dato ya viene completo cuando creas el ítem desde el que lo va a contener.
- El Resumen es obligatorio (hasta 100 caracteres); la Descripción admite hasta 4.000, contando las marcas de formato. Acepta formato: escribe / al principio de una línea para títulos, listas y más, @ para mencionar a alguien y # para enlazar otro ítem. El panel de detalle la muestra con formato.
- Tipo de tarea y Grupo de clientes / Cliente están disponibles en proyectos y tareas. Un ítem nuevo hereda los valores por defecto del proyecto. En una tarea, elegir un tipo que tiene una prioridad predeterminada pone el chip de Prioridad en ese valor y un aviso lo informa; vuelve a cambiar la prioridad si esta tarea es distinta. Una tarea de un tipo extra facturable muestra Precio (extra facturable) a quien puede ver información financiera. Una tarea nueva toma el precio del tipo al guardarse; después se cambia ahí. Se guarda sola cuando sales del campo.
- La Fecha de inicio es el día en que puede empezar el trabajo; la Fecha de vencimiento, la finalización esperada. El inicio no puede ser posterior al vencimiento ni anterior al inicio del proyecto, la fase o la tarea a la que pertenece el ítem. Mover el inicio hacia adelante ofrece mover el vencimiento la misma cantidad de días. Un vencimiento posterior al del proyecto está permitido y se marca con una advertencia.
Estado y asignación
- Chips de Estado y Prioridad: un ítem nuevo empieza Abierto salvo que elijas otra cosa; la prioridad existe solo en tareas (Crítica, Alta, Normal, Baja). Ver Estados y flujo de estados.
- El Responsable es la persona a cargo. Con la restricción Solo yo queda fijado en quien tiene el ítem —tú, en los tuyos—; con un equipo designado solo se ofrecen los miembros de ese equipo.
- El seguimiento de estimación (cuando está habilitado) tiene Estimado y Consumido con una barra de progreso. En una tarea o subtarea, Agregar consumido suma al total; Cambiar total consumido lo sobrescribe y queda registrado como corrección. En una fase muestra Consumido en sus tareas, el total de las tareas que tiene debajo, solo lectura. El cronómetro junto a Agregar consumido registra el tiempo mientras trabajas. Ver Reporte de consumo.
- El selector de restricción decide quién puede ver y editar el ítem; ver Quién puede ver y editar un ítem.
Restricciones de inicio
No puede empezar antes de la fecha de inicio bloquea el estado hasta que llegue esa fecha en la zona horaria del espacio de trabajo (ver Configuración regional). No puede empezar hasta lista otros ítems de los que depende este, Cuando termine o Cuando empiece; cada entrada muestra Liberado o Todavía bloquea. Un ítem retenido por una restricción de una fase o un proyecto por encima muestra Retenido por el plan superior. Mientras rija una restricción, solo el estado está bloqueado: el resto de los campos sigue editable.
Repetir
En una tarea, el interruptor Repetir la convierte en una tarea repetitiva: la fecha de inicio es la primera ocurrencia y el vencimiento define la duración de cada ocurrencia.
Trabajo relacionado
La pestaña Trabajo relacionado comparte una tira con Vínculos, Adjuntos e Historial, que muestran lo mismo que el panel de detalle de la lista de ítems de trabajo.
El primer campo (Proyecto, Fase o Tarea, según el tipo) indica a qué ítem pertenece este; los atajos permiten seleccionar el proyecto activo o crear ese ítem en el momento. Agregar un ítem sin un proyecto activo muestra primero Seleccionar un proyecto, y el ítem va al proyecto que elijas ahí. Debajo se listan las fases, tareas o subtareas propias del ítem, con Agregar existente…, Crear nueva…, Mover a… y Eliminar definitivamente. Un ítem que crees ahí hereda la restricción de este ítem, y su responsable sigue la misma regla de arriba. Otros enlaces guarda URLs y enlaces a otros ítems de trabajo. Las etiquetas y los comentarios aparecen una vez guardado el ítem.
Tickets de un formulario público
Una tarea creada por un formulario público muestra una tarjeta Del formulario público arriba de sus comentarios, y al principio de la pestaña Detalles en el panel de detalle de la lista. La tarjeta nombra el formulario, cuándo se recibió la solicitud, y el nombre y la dirección de correo del remitente cuando el formulario los pidió. Ten presente que esa persona está fuera de tu espacio de trabajo.
- Mantener informado al remitente es el interruptor propio de este ticket. Mientras está encendido, al remitente se le envía un correo cuando cambia el estado o la prioridad y cuando alguien le envía un comentario, y puede abrir la página pública de la solicitud. Si lo apagas, no se envía nada más y esa página se le cierra; si lo vuelves a encender, las dos cosas vuelven. Cambiarlo requiere el mismo acceso que editar la tarea, y el cambio queda en Historial. Un ticket cuyo remitente no dejó dirección de correo no se puede encender.
- Archivos del remitente lista lo que adjuntó el remitente. En la pestaña Adjuntos esos archivos están junto a los de tu equipo, bajo un aviso de que vinieron de fuera del espacio de trabajo: trátalos como el adjunto de un correo de un desconocido.
- Lo que vio el remitente lista todo lo que se le dijo al remitente y todo lo que respondió, de lo más nuevo a lo más antiguo, con el dato de si cada correo salió. Es exactamente lo que muestra su página pública.
Mientras Mantener informado al remitente está encendido, cada comentario tiene un botón Enviar al remitente junto a Responder. Abre el comentario como texto sin formato, con las menciones y los enlaces a otros ítems mostrados como nombres, para que lo revises y lo edites. Enviar al remitente manda ese texto por correo; Cerrar sin enviar no manda nada. Un comentario se puede enviar una sola vez: para decir algo más, escribe otro. El hilo muestra después Enviado al remitente debajo del comentario, con el texto que recibió el remitente cuando difiere del comentario. Editar o eliminar el comentario más tarde no cambia nada de lo que el remitente ya recibió.
Ningún comentario se envía solo. Al remitente le llegan únicamente un cambio de estado, un cambio de prioridad y los comentarios que tú envías.
Cuando el remitente responde desde su página, la respuesta aparece en el hilo como un comentario marcado Del remitente, con el nombre de la cuenta Creado como del formulario, y se notifica al responsable y a quienes siguen la tarea. El remitente puede responder una vez por cada comentario que le envías.
Cambiar el tipo
El menú ⋮ junto a Cerrar ofrece Cambiar tipo de ítem. En un ítem nuevo elige el tipo antes del primer guardado. En un ítem guardado, un proyecto se convierte solo mientras no contiene nada, una tarea solo mientras no tiene subtareas; una fase que contiene tareas solo puede subir a proyecto. El cambio se guarda al instante.