Notificaciones, recordatorios y lo que sigues

Por la campana de la barra superior llegan dos cosas distintas. Las notificaciones llegan solas, porque pasó algo. Los recordatorios llegan únicamente porque tú pediste uno.

Notificaciones

La campana reúne lo que la aplicación tiene para contarte: ítems que te asignaron, tickets que un formulario público le envió a un equipo al que perteneces, respuestas del remitente de uno de esos tickets cuando lo tienes asignado o lo sigues (El remitente de la solicitud … respondió), menciones a tu nombre en un comentario, cambios y eliminaciones en los ítems que sigues (Seguir), cambios de configuración y, para administradores, usuarios nuevos y pedidos de restablecimiento de contraseña. El contador indica los no leídos.

• Al hacer clic en una entrada que tiene enlace, se marca como leída y te lleva al ítem.
• El panel se abre en Sin leer cuando tienes alguna y en Todas cuando no.
• El ícono de cada entrada dice de qué clase es; está en color mientras la entrada está sin leer y en gris una vez que la leíste.
• Marcar todas como leídas limpia el contador sin eliminar nada.
• Silenciar notificaciones emergentes deja de mostrar los avisos en la esquina. La campana se sigue llenando igual; solo se detienen los avisos emergentes. La preferencia es tuya y se recuerda.
• Mis notificaciones, recordatorios y lo que sigo, al pie del panel, abre una página completa con todo lado a lado: tus notificaciones, todos los recordatorios que puedes ver —los que pusiste tú, los dirigidos a ti y los de equipo de los equipos a los que perteneces— y todo lo que sigues. Cada recordatorio muestra el ítem al que pertenece (haz clic para abrirlo), cuándo se dispara —o cuándo se envió, se canceló o se omitió, y por qué—, a quién notifica y quién lo configuró.

Esa página suma algo que el panel no ofrece: Eliminar todas las notificaciones, que vacía la lista de una sola vez. Es permanente —una notificación eliminada no se puede recuperar— y elimina solo tu copia; las notificaciones de las demás personas no se tocan. Pasa el cursor por uno de tus recordatorios pendientes para cancelarlo; el botón de alarma apagada del encabezado de esa tarjeta cancela todos los recordatorios pendientes que pusiste tú, en todos los ítems. Los recordatorios que puso otra persona no tienen botón de cancelar: la fila indica quién los configuró, así que hay que pedírselo.

Todo lo que sigues

Siguiendo, debajo de los recordatorios, lista todos los ítems sobre los que pediste que te avisen, del más reciente al más antiguo, con la fecha desde la que los sigues. Haz clic en el nombre de un ítem para abrirlo.

Empiezas a seguir un ítem desde el ítem mismo: el botón de campana de su encabezado, Recibí notificaciones cuando este elemento cambie. En esta página la campana es la salida: corta las notificaciones de ese ítem y lo saca de la lista. Nada más cambia: dejar de seguir no elimina ninguna notificación que ya te haya llegado, y puedes volver a seguir el ítem desde su encabezado cuando quieras.

Un ítem que seguías y que después alguien eliminó queda en la lista como (el elemento ya no está disponible), para que puedas quitarlo.

Cuando tu instalación envía correos, algunas clases que no viste también llegan a tu buzón un rato después —un par de horas, salvo que tu instalación use otra demora—: una asignación, una mención, un recordatorio, un cambio en un ítem que sigues y (para administradores) el primer ingreso de un usuario. Leer la notificación, o simplemente estar activo en la aplicación, cancela ese correo.

Puedes dejar de recibir estos correos en Correos de notificación, dentro de Mi perfil; el enlace Correos de notificación: activados, sobre la lista de la página de notificaciones, lo abre, igual que Dejar de recibir estos emails al pie de cada correo de notificación. Cuando los administradores de tu espacio de trabajo desactivaron los correos para todos, el enlace de la página no aparece.

La eliminación de un ítem que sigues es la excepción: llega solo a la campana, nunca a tu buzón, porque el ítem ya no existe y el correo no tendría adónde llevarte.

Recordatorios

Nada te recuerda un ítem de trabajo si no configuraste un recordatorio. Una fecha de vencimiento que pasa, un ítem que nadie inició, una fase demorada: nada de eso genera un mensaje por su cuenta. Las fechas son para planificar; el recordatorio es una decisión aparte, que tomas cuando realmente quieres que te avisen.

Cómo configurarlo

Abre un ítem de trabajo —en el panel de detalle de la lista o en el editor— y haz clic en el botón de reloj despertador del encabezado. El panel lista los recordatorios que ya tiene el ítem y el formulario para uno nuevo.

Elige cuándo tiene que llegarte:

Las tres primeras se ofrecen solo cuando el ítem ya tiene esa fecha guardada: una fecha que escribiste pero todavía no guardaste no cuenta. En una fecha y hora determinadas está siempre disponible, incluso en un ítem sin ninguna fecha.

El día empieza y termina en la zona horaria del espacio de trabajo, definida en Configuración regional. Si un administrador la cambia, los recordatorios atados a una fecha se mueven con ella; uno en una fecha y hora determinadas no se mueve.

El resto del formulario:

• Solo si el ítem no se inició: el recordatorio se descarta si para el momento de dispararse el ítem ya pasó de Borrador o Abierto. Se verifica al dispararse, no al configurarlo, así que ponerse con el trabajo cancela el aviso sin más trámite. Viene activado para los recordatorios atados a una fecha y desactivado para los de fecha y hora fija.
• Notificar a: a ti, o a uno de tus equipos, en cuyo caso lo reciben todos los integrantes que el equipo tenga en el momento del disparo. Solo se ofrecen los equipos que pueden trabajar el ítem: un ítem restringido a un equipo designado ofrece ese equipo y ningún otro, y un ítem restringido solo a ti no ofrece ningún equipo. Un equipo que un proyecto por encima del ítem deja fuera se rechaza al guardar.
• Nota: hasta 500 caracteres, que viajan con el recordatorio. Sirve para eso que para entonces habrás olvidado.

Puedes poner todos los recordatorios que quieras en el mismo ítem.

Un recordatorio llega a la campana como cualquier otra notificación y, si estás ausente cuando se dispara, también por correo, con la misma regla de demora de más arriba. La ausencia es justamente el caso para el que existen los recordatorios, así que no se quedan callados cuando no estás mirando.

Cómo leer la lista

La lista es tuya, no del ítem: ves los recordatorios que pusiste tú, los dirigidos a ti y los de equipo de los equipos a los que perteneces. Los recordatorios personales de otro usuario en el mismo ítem nunca se te muestran, ni los tuyos a esa persona. Un recordatorio que otra persona puso para tu equipo indica quién lo configuró.

Cada recordatorio muestra cuándo corresponde y, debajo, en qué terminó:

• Un ícono de alarma significa que sigue pendiente.
• Enviado significa que se disparó y está en tus notificaciones.
• Cancelado significa que alguien lo quitó antes de que se disparara.
• Omitido, con el motivo, significa que llegó su momento pero ya no correspondía: casi siempre el ítem ya estaba en marcha (habías marcado "solo si no se inició") o se quitó la fecha con la que se había configurado.

Un recordatorio omitido y su motivo son la respuesta a "¿por qué no me llegó nada?", y por eso quedan en la lista en vez de desaparecer.

Cómo cancelarlos

La ✕ cancela un recordatorio pendiente. Solo aparece en los que pusiste tú: un recordatorio de equipo que puso otra persona indica quién lo configuró y no tiene ✕, así que hay que pedírselo a esa persona. Cancelar todos, arriba del panel, cancela todos los recordatorios pendientes que tú pusiste en este ítem, después de pedir confirmación; los que hayan puesto otras personas no se tocan, ni tampoco lo que ya se disparó.

Cancelar es definitivo: un recordatorio cancelado no se puede recuperar. Pon uno nuevo.

Cuando se mueven las fechas del ítem

Un recordatorio atado a una fecha acompaña a esa fecha. Si mueves el vencimiento, el recordatorio se mueve con él; si cambias la fecha de inicio, los recordatorios anclados al inicio también se mueven, incluso en los ítems de abajo cuando el cambio se propaga.

• Borrar la fecha de la que depende un recordatorio lo cancela, con el motivo se quitó la fecha con la que se había configurado. Volver a poner la fecha no lo recupera: hay que configurarlo de nuevo.
• Si una fecha se mueve al pasado, el recordatorio no se pierde: se dispara en la verificación siguiente, alrededor de un minuto después.
• Eliminar el ítem detiene sus recordatorios: cada uno se omite cuando llega su momento, con el motivo el ítem fue eliminado.
• Restringir el ítem, o un proyecto por encima de él, de modo que la persona o el equipo del recordatorio ya no pueda verlo también lo detiene: se omite con el motivo quien debía recibirlo ya no puede ver el ítem.

Los recordatorios viven en el ítem, no en tu pantalla, así que cerrar sesión o trabajar en otra cosa no cambia nada.